外贸卖家商务信函写作的特点需要有什么？

外贸卖家商务信函写作的特点需要有什么？

外贸商务函的书写特点有什么呢？*礼貌。

这里所说的礼貌,并非只是使用诸如yourkindinquiry,youresteemedorder等等的礼貌用语。

更是要体现一种为别人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。

假如本着这种态度去和别人沟通,那么即使你这次拒绝对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响以后合作的机会。

尤其要注意,在双方意见不一致的情况下,首先要理解和尊重对方的意见。

当别人的建议不合理,或对你的指责不公正时,请表现出你的高调,你可以言之凿凿,表达你的观点,但是要注意注意礼节礼貌,避免使用无礼的语言。

也要提醒一下,中国人有一句话叫“过犹不及”。

凡事,一旦过头,效果反而不好。

彬彬有礼,也许会变成恭维,真诚过了头,也会变得天真幼稚。

因此,最关键的是把握好“度”,才能达到预期的效果。

*简洁。

正如前面所说,用简练的语言书写信件,使你的书信看起来简明扼要,清晰易懂。

使用普通词汇,避免生僻或拼写复杂的单词。

一词能表达,而不能使用词汇。

使用多个短句,因为短句容易理解。

更少地使用“和”、“but”、“however”、“consequently”等连词来使句子冗长。

不要在同一信件中使用多于一个意思相同的词。

*精确。

关于数据或特定信息,如时间、地点、价格、货物编号等,尽可能做到精确。

这将使交流的内容更加清晰,更有助于加快交易的过程。

*目标明确。

请在邮件中注明对方公司的名称,或直接在信头称呼收件人的姓名。

这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的,而不是那些群发的,因此表明了它的重要性。

当然,如果你不能确定收信人的姓名,可以在称呼栏中加上"Dear Sirs"或"Dear Sir or Madam"。

*言简意赅。

请在邮件中注明对方公司的名称,或在信头直呼收件人姓名。

这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的,而不是那些群发的,因此表明了它的重要性。

当然,如果你不能确定收信人的姓名,可以在称呼栏中加上"DearSirs"或"DearSirorMadam"。

*迅速回应。

要及时回复买家,一定要及时。

由于采购商通常只看到最早的几次回复,从中选择合适的供应商。

假如你的回复不够及时,你会因没有抓住机会而失去商业机会。