外贸卖家商务信函的书写需要注意些什么？

外贸卖家商务信函的书写需要注意些什么？

对外贸易商业书信的写作要点有哪些？对外贸易商业书信的写作并不需要使用华丽优美的词句。

你所要做的就是,用简单质朴的语言,准确地表达自己的意思,让对方能很清楚地了解你想说的话。

围绕此点,总结了几个方面的内容,希望对撰写商务信函有所参考。

*口语化。

每次书信的往来,都是你和收件人之间的一种交流。

人类是感性的,所以你需要在你的信件中体现出感性的一面。

但是许多人都有这样一种误解,认为商业信函的写作应该带有一种特殊的“商业腔”,因此,将一封本该充满热情友好的信件写得呆板、毫无生气。

它们更喜欢写Yourletterhasbeenreceived”,“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。

事实上我们只是简单地去理解,每一次书信往来不就是和对方谈一谈吗？只是把谈话内容写在纸上而已。

更多地使用一些简单明了的句子,用我/我们作主语,这会使我们的书信读起来热情、友善,就像两个朋友间的交谈那样简单、自然、人性化。

想像一下,如果你因为不能按时交货而给你的合伙人打电话,你会怎么想？你可以说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。

你在电话里这么说了,为什么要将“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？改为信件？抛开这所谓的“业务腔”,你的信件也要像谈话一样简单、自然、人性化。

*语气强调。

因为你写的书信都是有目的的,你信中所使用的语气语调也要符合你的意图。

不妨在写这封信之前仔细想一想,你写这封信是为了达到什么目的,你希望对收信人有什么影响？它是道歉的、说服的、坚定的、请求的。

用书信中的语气语调,完全可以表达出来。

*真诚。

无论是在生活中还是在商业上,真诚是最重要和最基础的,所以你的信函也要能充分体现你的诚意。

不管怎样,你都要用你的真诚来说话。

拿起一封写好的信看一遍,确保如果这个时候对方正在打电话给你,他一定能感觉到你的自然和真诚。

*直截了当就像你一样,你的合伙人每天都要阅读大量的信件文件。

因此,书信必须写得简洁,简短,切题。

若内容不符合要求或对信件的目的无益,请毫不留情地放弃。

这类内容,不但不能使沟通更顺畅,反而会混淆视听,不但不能引起读者的兴趣,反而会激怒和反感。