外贸问题邮件的回复步骤

外贸问题邮件的回复步骤

在收到客户抱怨服务质量的邮件时,有些外贸员可能会在回复邮件时否认,并坚决地表明自己的服务没问题,是其他环节出了差错等。

这种做法是不恰当的。

虽然很可能是客户冤枉了你,但不论是你的问题,还是工厂的问题,对于客户来说,这都是你没有安排好,没有尽到责任。

因此,当客户对你的服务不满,向你抱怨时,你也应该表现出良好的修养,积极地去帮助客户处理问题。

在回复这类邮件时,外贸员可以按照以下步骤来写:(1)感谢客户指出问题。

例如:Thank you for pointing out the mistakes.(谢谢你指出错误。

)(2)表示抱歉,解释为什么会这样。

比如工厂任务较多、时间比较赶,或者不经意的疏忽等,并主动承担责任,下决心不让此类事件重演。

例如:I'm sorry this happened. Recently, although the factory has a lot of heavy work to do, we are also responsible for this problem. In the future, we will review the issue to ensure that it does not happen again.(发生这样的事我感到非常抱歉。

虽然工厂最近有很多繁重的工作要做,但我们也有责任。

今后我们会反思这个问题,确保不再发生。

)(3)再次感谢客户的建议。

例如:Thank you for your honesty and trust. I hope we can continue our cooperation happily.(谢谢你的坦诚和信任。

希望我们能继续合作。